Trello czyli przejrzysty sposób na uporządkowanie list zadań

Udostępnij:


Wypróbuj Trello jeśli szukasz narzędzia pozwalającego w łatwy i przejrzysty sposób zarządzać projektami i zadaniami a nawet kompletnymi procesami w organizacji.

Trello to dostępne przez przeglądarkę oraz aplikację mobilną rozwiązanie do zarządzania projektami i zadaniami. Możecie dzięki niemu w łatwy sposób zwizualizować wszystkie prace do wykonania dzieląc je tematycznie i przypisując odpowiedzialność do konkretnych użytkowników.

Trello działa w obrębie zespołów i tablic grupujących listy zadań w postaci kart (wirtualnych kolorowych karteczek post-it na tablicy Kanban). Dzięki możliwości zapraszania kolejnych użytkowników pozwala realizować przedsięwzięcia wymagające wkładu wielu osób i z powodzeniem może służyć jako podstawowe narzędzie zarządzania organizacją.

Jak używać Trello?

1. Rozpiszcie wszystkie funkcje, role, grupy, istotne projekty, na które można podzielić funkcjonowanie organizacji. Ułóżcie je w mapę myśli.

2. Zarejestrujcie się w usłudze. Wystarczy nam podać nazwę użytkownika, adres email oraz hasło. Można też zarejestrować się przy pomocy konta Google.
Konto na platformie Trello jest darmowe (w podstawowej wersji).

3. Przyporządkujcie elementy na kolejnych gałęziach mapy do poszczególnych poziomów grupowania informacji w Trello. Omówimy je teraz pokrótce:


Zespoły - to grupy tablic oraz ludzi. Mogą reprezentować działy, funkcje bądź procesy realizowane w organizacji albo bardzo złożone projekty.
Możecie tworzyć nieograniczoną liczbę zespołów do realizacji swoich działań. Każdy użytkownik może należeć jednocześnie do dowolnej liczby zespołów.

Tablice - to kolekcje kart uporządkowanych w listach. Reprezentują projekty, foldery, grupy zadań lub inne elementy powiązane ze sobą tematycznie. Dla każdego zespołu można stworzyć dowolną ilość tablic. Tablice powinny w naturalny sposób odzwierciedlać podział tematyczny tego czym się zajmujecie. W obrębie zespołu mogą występować tablice pogrupowane pod kątem produktów, klientów czy planowanych działań.

Możecie łatwo udostępniać tablice osobom, które chcecie zaprosić do współpracy – każda tablica ma swój własny link (Menu > Więcej > Odnośnik do tej tablicy). Jeśli ktoś taki jest już użytkownikiem Trello, wystarczy dodać go do określonej grupy, wpisując nazwę użytkownika. Jeśli nie - musisz wysłać zaproszenie, podając adres e-mail nowego współpracownika i otrzyma on wiadomość zapraszającą do założenia konta. Możecie tworzyć tablice, do których dostęp ma cały zespół i takie, które dzielone są tylko z wybranymi osobami.

W prawym górnym rogu tablicy jest odnośnik do menu pozwalającego użyć paru ciekawych funkcjonalności:
- dodatki (tzw. power-ups)  jak np. kalendarz czy głosowanie na poszczególne karty,
- otrzymywania powiadomienia nt. zmian na tablicy,
- filtrowanie kart,
- personalizacja widoku (kolor tła, naklejki na karty).

Listy - są zbiorami kart (czyli naszych „zadań”), rubrykami na naszych tablicach. Uogólniając możemy przyjąć, że lista jest kategorią. W obrębie każdej tablicy można stworzyć nieograniczoną liczbę list

Najbardziej popularnym sposobem organizacji list jest tablica kanban oddzielająca zadania niepodjęte, bedące w realizacji i te już zrealizowane. Listy przygotowane w ten sposób mogą nazywać się tak:
- Nowe
- Do zrobienia - zadania wybrane do wykonania w najbliższym czasie
- Oczekujące - zależne od innych zadań lub terminów
- W trakcie - realizowane, na tej liście należy się koncentrować wg metody kanban!
- Zrobione


Podobnie można grupować karty w tygodniowy plan zadań: Do zaplanowania, Poniedziałek, Wtorek...
Ciekawym pomysłem może być też wykorzystanie Macierzy Eisenhowera i dzielenie zadań na
I. Pilne i ważne,
II. Ważne ale nie pilne,
III. Pilne ale nie ważne,
IV. Nie pilne i nie ważne

Karty - powinny reprezentować zakres obowiązków możliwy do przypisania konkretnej osobie lub małej grupie osób; czasami karta będzie projektem, czasami pojedynczym zadaniem – na różnych tablicach możecie próbować różnych rozwiązań.
Każda karta należy do jednej z list w obrębie tablicy, ale można je pomiędzy tymi listami swobodnie przeciągać.

Karta ma swój tytuł, opis a także możliwość przypisania konkretnego terminu wykonania. Możemy jej przypisać właściciela lub właścicieli,czyli osoby odpowiedzialne za realizację oraz dołączyć plik lub link. Zadanie reprezentowane przez kartę można uszczegóławiać dodając checklisty.  Można je dodatkowo oznaczać kolorowymi etykietami. Osoby, którym została udostępniona karta, mogą prowadzić w jej obrębie dyskusję i wymieniać się pomysłami.


Trello jest świetnym narzędziem do organizacji pracy, zarządzania czasem i grupowania koncepcji oraz idei. Doskonale sprawdza się w pracy zespołowej. Dzięki niemu nie trzeba wysyłać setek e-maili, czy wiadomości w komunikatorach – wszystko jest zebrane w jednym miejscu. Trello możecie wykorzystać również do rozpisania prywatnych spraw: domowych porządków, imprezy ze znajomymi, listy rzeczy do spakowania i tak dalej.

Wszystkie wyżej wymienione możliwości dostępne są w darmowej wersji konta. Wersje płatne jeszcze bardziej poszerzają możliwości Trello min. o możliwość załączania plików większych niż 10 MB, więcej niż jeden aktywny dodatek w obrębie tablicy, tematyczne grupowanie tablic (przynależących do różnych zespołów), integracje z innymi programami i różne poziomy dostępu do informacji.

Linki:
https://trello.com/ - strona główna programu i wersja na przeglądarkę
Aplikacja dla urządzeń z systemem Android
Aplikacja na iPhone/iPad

Pomysły na wykorzystanie Trello:
https://trello.com/inspiration
https://trello.com/teams/team-management

Więcej informacji:
https://productvision.pl/2014/trello-i-zarzadzanie-zadaniami/
https://geekcat.pl/trello-dla-poczatkujacych/
https://www.simplecoding.pl/trello-wprowadzenie/
https://joannaceplin.pl/trello-krok-kroku-czyli-zarzadzac-zadaniami-pomyslami/


Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu aplikacji do pracy lub chcesz ze swoim zespołem poćwiczyć jej wykorzystanie daj nam znać, chętnie pomożemy!


Brak komentarzy